ACOS Wirtschaftsberatung GmbH
Annett Costazza-Schneider
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News

Aktuelles zu elektronischen Kassen, Belegausgabe und Gutscheinen

Ab 01.01.2020 müssen zertifizierte Kassen vorhanden sein.

Übergangsregelung

- Kassen, welche vor dem 26.11.2010 angeschafft wurden, dürfen bis zum 31.12.2019 verwendet werden.

- Kassen, welche nach dem 26.11.2010, jedoch vor dem 31.12.2019 angeschafft wurden und nicht mit einer Sicherheitseinrichtung aufgerüstet werden können, dürfen bis zum 31.12.2022 verwendet werden.

Alternative

 - Die Möglichkeit der offenen Ladenkasse besteht weiterhin, ist jedoch an Bedingungen gebunden.

Kassennachschau

- Die Kassennachschau ist seit dem 01.01.2018 durch das Finanzamt möglich und findet in der üblichen  Geschäfts- und Arbeitszeit statt.

-Hilfreich bei der Kassennachschau ist es, die Verfahrensdokumentation neben der Kasse aufzubewahren um diese direkt zur Hand zu haben.

Belegausgabepflicht

- Ab dem 01.01.2020 gilt die Belegausgabepflicht. Das heißt, dass für jeden Kunden ein Beleg ausgestellt werden muss. In Einzelfällen ist die Befreiung auf Antrag möglich.

Gutscheinregelung

- Es gibt seit 01.01.2019 eine Neuregelung zu den Gutscheinen. Es wird untergliedert in Ein- und Mehrzweckgutschein. Beim Einzweckgutschein fällt die Umsatzsteuer bei Ausgabe an, während beim Mehrzweckgutschein die Umsatzsteuer erst beim einlösen anfällt.

 

Steuerbegünstigte Zuschüsse an Geschäftspartner und Kunden

1. Streuwerbeartikel

- max. 10€ pro Artikel

- Darunter zählen Kugelschreiber oder geringwertige Warenproben

2. Geschenke

- bis max. 35€ als Betriebsausgabe absetzbar unterliegt es der pauschalen Lohnsteuer von 30%

- Lohnsteuerfrei aus persönlichem Anlass des Empfängers (Jubiläum etc.)

- Dabei muss ersichtlich sein, wer das Geschenk erhalten hat

3. Geschenke zum persönlichen Anlass

- bis max. 60€ als Betriebsausgabe absetzbar, jedoch unterliegen 35€ davon der pauschalen Lohnsteuer von 30%

- Dabei muss ersichtlich sein, wer das Geschenk erhalten hat

Steuerbegünstigte Zuschüsse an Arbeitnehmer

1. Arbeitsplatzgestaltung

- Unbegrenzt steuerfrei

- Darunter zählt Arbeitsplatzanalyse sowie die Kosten der Umgestaltung

2. Arbeitsschutzkleidung/typische Berufsbekleidung

- Unbegrenzt steuerfrei

- Darunter zählt funktionale, sichere und individuell angepasste Bekleidung/Schuhe/Schutzbrillen oder Kleidung mit Firmenlogo

3. Warengutscheine

- bis max. 44 € pro Monat pro Arbeitnehmer steuerfrei

- gilt für alle Gutscheine und Tankbelege von Mitarbeitern können monatlich  ausgezahlt werden

4. Aufmerksamkeiten (Sachzuwendungen)

- Unbegrenzt steuerfrei

- im Falle von Getränke- und Genussmittelbereitstellung während der Arbeit an Arbeitnehmer, Verpflegung bei  Betriebseinsatz/-besprechung mit Arbeitnehmer

5. Geschenke (Sachzuwendungen)

- max. 60 €

- im Falle von persönlichen Anlässen eines Arbeitnehmers, darunter zählen Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes, Taufe, Kommunion und Konfirmation

6. Belegschaftsrabatt (auf eigene Produkte und Dienstleistungen)

- max. 1.080 € pro Jahr und Arbeitnehmer

- dies gilt für Rabatte in allen Teilbereichen des Unternehmens

7. Betriebsveranstaltung

- max. 110 € pro Jahr und Arbeitnehmer (jedoch nur 2 Betriebsveranstaltungen pro Jahr)

- dies gilt bspw. für teambildende Ausflüge oder Weihnachtsfeier

8. Teilweise oder Volle Übernahme der Kosten für Verpflegung

- Pauschale Lohnsteuer (25%) für den Arbeitgeber

- gilt für Lieferdienste oder gemeinsames Kochen bei dem der Arbeitgeber die Lebensmittel stellt

9. Essensgutscheine

- täglicher Essenszuschuss von 6,50€, davon sind 3,40€ steuerfrei und 3,10€ unterliegen der pauschalen Lohnsteuer

- gilt für Essensgutscheine von verschiedenen Anbietern

10. Erholungsbeihilfen

- pro Arbeitnehmer 156€, für Ehegatte 104€ und pro Kind 52€ Pauschale LSt für den Arbeitgeber

- Das ergibt bei einem verheirateten Arbeitgeber mit Kind 312€ Beihilfe zum Urlaub

11. Betriebliche Gesundheitsförderung

- pro Arbeitnehmer max. 600€ im Jahr

- bspw. Übernahme der monatlichen Kosten an einem zertifizierten Sportkurses i. H. v. 40€, jedoch nicht die Übernahme der Mitgliedsbeiträge in einem Verein

Archivierung von Emails

Was muss archiviert werden?

  • Rechnungen, sowohl Eingang- wie Ausgangsrechnungen
  • Geschäftsbriefe, welche steuerlich relevante Daten enthalten (Verrechnungsanzeigen, Angebote, Lieferscheine, Verträge etc.)

Was muss/darf nicht archiviert werden?

  • Werbung, Spam
  • Terminabsprachen
  • Keinesfalls dürfen private Emails aus datenschutzrechtlichen Gründen archiviert werden.

Welche Formate sind nicht erlaubt?

  • einfaches Ausdrucken der Email
  • einfaches Speichern der Email
  • einfach nicht löschen einer Email
  • .doc (Word) oder .xls (Excel)
  • .pdf

Allen Formaten wird unterstellt, dass diese veränderbar sind. Somit sind diese unzulässig.

Deshalb ist es notwendig ein Programm zu installieren, welches Emails unveränderbar und vorzugsweise sortierbar abspeichert, um der Finanzverwaltung schnellen Zugriff zu gewähren.

Die Lösung bieten Datenmanagementsysteme (DMS). Diese speichern neben Emails auch Worddokumente, Exceltabellen sowie PDFs in einem ordnungsgemäßem Format ab. Es besteht somit die Möglichkeit, sämtliche Geschäftspost (durch scannen) in einem solchen System zu archivieren. Diese Programme sind meist kostenpflichtig, allerdings gibt es auch Freeware die für Einzelunternehmen völlig ausreicht.

Was passiert, wenn ich Emails nicht archiviere?

 Je nach schwere des Ausmaßes ist mindestens mit der Rückzahlung der abgezogenen Vorsteuer zu rechnen. Bei weiteren Verstößen gegen das GoBD kann es zu einer Verwerfung der gesamten Buchhaltung führen, welche zu hohen Schätzungen führen kann.

Allerdings bleibt dies tatsächlich abzuwarten, da die GoBD jetzt erst intensiver in der Betriebsprüfung diskutiert wird.

Videothek

Quelle: http://acos-wirtschaftsberatung.de/News